Pendekatan Sistem dalam Memecahkan Masalah dan Membuat Keputusan

a.    Pendahuluan

Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :

1.      Persiapan

Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

2.      Definisi

Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

3.      Solusi

Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

          Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem. Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan

baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti

pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala adalah kondisi

yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada

masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun

gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari

suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

b.    Pembahasan

STRUKTUR MASALAH

1.      Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.

2.      Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

3.      Masalah semi-terstruktur  adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang  mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1.      Usaha persiapan

3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.

   a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c)      Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2.      Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b)      Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

3.      Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI  PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah (problem solving styles)

Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah  mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

Ø  Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi  atau  menghindarinya sepanjang perencanaan.

Ø  Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

Ø  Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)

Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi  atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

Ø  Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

Ø  Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles)

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu  masalah.

Ø  Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

Ø  Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

c.     Kesimpulan

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.

Ø  Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

Ø  Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

Ø  Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

d.   Daftar Pustaka

imam.staff.gunadarma.ac.id/

tri_s.staff.gunadarma.ac.id/